Software Asset Management heeft geen uitstraling! De software aanvraag, de uitrol naar de aanvragers en de administratieve afhandeling zijn in elke organisatie immers wel ingericht.

Licenties worden aangekocht en de contracten zijn opgeslagen in een inkoop dossier. Voor een nieuwe medewerker worden licenties bijgekocht. Op operationeel niveau lijkt alles in orde.

Alles is rustig tot het moment dat de leverancier aanklopt voor een audit van het software gebruik. De inkoper informeert het hoofd inkoop management die op zijn beurt de contract eigenaar raadpleegt. De contract eigenaar vraagt bij de ICT manager naar de stand van zaken.

Kortom: er is aandacht bij het tactisch management van de organisatie. Er worden stappen gezet om de leveranciers audit te kunnen managen. En de bekende vragen worden in de organisatie uitgezet:

  • Welke contracten hebben we?
  • Waarop hebben we recht?
  • Hoeveel werkstations zijn in gebruik?
  • Op hoeveel servers draait de software?
  • Welke software versies zijn waar geïnstalleerd?

Op geen van de vragen is een concreet antwoord beschikbaar. Het wordt tijd voor plan B.

Naar goed gebruik wordt in een crash actie alle beschikbare informatie bijeen gebracht en aan de leverancier overhandigd. Er is echter één probleem: er is geen gefundeerde kennis over productgebruik en de toepassing van licentie contract regels. De informatie wordt ongefilterd aangeleverd en biedt de leverancier heel veel speelruimte voor het toepassen van zijn interpretatie van licentie regels. De uitkomst is een onder-licensering met de daarbij behorende licentie aanschaf kosten en eventueel een herstel boete.

Dit is het moment waarop aandacht ontstaat bij senior management omdat geld moet worden vrijgemaakt voor niet-gebudgetteerde software aankopen. Dat gaat niet onopgemerkt aan de CFO voorbij. Hier ligt dan ook het eerste moment om een structurele aanpak voor Software Asset Management in te zetten die ook door de financiële top van de organisatie wordt gedragen.

Het moet eerst pijn doen voor dat de realiteit van de dag onder ogen wordt gezien!